Zbliża się obowiązkowy KSeF – jak przygotować firmę do e-fakturowania?

Wielkimi krokami zbliża się obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć wielu przedsiębiorców już o nim słyszało, wciąż pojawia się wiele pytań: co to właściwie oznacza w praktyce, jak się przygotować i od czego zacząć?
W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie – krótko, konkretnie i z punktu widzenia właściciela firmy.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Od momentu wprowadzenia obowiązku, każda faktura ustrukturyzowana (czyli zgodna z formatem KSeF) będzie musiała zostać wystawiona i przesłana właśnie przez ten system.

Dzięki temu faktury nie będą już tylko dokumentem PDF – staną się ustrukturyzowanymi plikami XML, zawierającymi dane w jednolitym formacie, czytelnym zarówno dla urzędów, jak i programów księgowych.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Według aktualnych zapowiedzi Ministerstwa Finansów, KSeF ma stać się obowiązkowy od 1 lipca 2026 roku (dla większości firm). Warto jednak pamiętać, że wdrożenie tego rozwiązania wymaga czasu – dlatego nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna. Dla wielu firm oznacza konieczność:

dostosowania programu do fakturowania,
przeszkolenia pracowników,
aktualizacji procedur obiegu dokumentów,
ustalenia nowych zasad współpracy z biurem rachunkowym.

Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu można uniknąć stresu i błędów w momencie, gdy system stanie się obowiązkowy.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Sprawdź swój program do fakturowania – większość popularnych systemów już oferuje integrację z KSeF lub planuje ją w najbliższym czasie.
Ustal, kto w firmie będzie wystawiał faktury i jakie uprawnienia będą im potrzebne.
Skontaktuj się ze swoim biurem rachunkowym – omówcie sposób przekazywania danych i faktur po wprowadzeniu KSeF.
Przetestuj system wcześniej – Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe, w którym można bezpiecznie wystawiać faktury próbne.

Jakie korzyści daje KSeF?

Choć dla wielu przedsiębiorców wprowadzenie nowego systemu to wyzwanie, warto zauważyć też jego zalety:

faktury będą automatycznie trafiały do kontrahentów i urzędów,
nie będzie trzeba przechowywać papierowych kopii,
łatwiejsza kontrola obrotu i płatności,
szybszy zwrot VAT (do 40 dni).

Podsumowanie

KSeF to duża zmiana, ale także krok w stronę nowoczesnej i uporządkowanej księgowości.
Warto poświęcić chwilę, aby przygotować się odpowiednio wcześniej i uniknąć nerwów, gdy obowiązek zacznie obejmować wszystkich przedsiębiorców.

Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się, jak KSeF wpłynie na Waszą firmę lub jak dostosować programy księgowe – zapraszamy do kontaktu z naszym biurem.
Z przyjemnością pomożemy krok po kroku przygotować się do nadchodzących zmian.

Nowy cykl informacyjny – KSeF krok po kroku
Od dziś rozpoczynamy wysyłkę broszur informacyjnych dla naszych klientów, w których w przystępny i praktyczny sposób będziemy przybliżać temat KSeF krok po kroku.
Każda broszura to kilka minut lektury przy kawie – tak, by stopniowo oswoić się z nowym systemem i spokojnie przygotować do jego wdrożenia.

Zachęcamy do śledzenia wiadomości od naszego biura – już wkrótce kolejne materiały! ☕📘

Masz pytania dotyczące KSeF? Napisz do nas – wyjaśnimy wszystko w prosty sposób!