Nowy obowiązek dla przedsiębiorców: e-fakturowanie z KSeF od 2026 roku

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma umożliwiająca wystawianie, odbiór, a także archiwizację faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). Choć jego działanie było dotychczas dobrowolne, od 2026 r. stanie się obowiązkowe dla większości firm w Polsce — warto zacząć się przygotowywać już dziś!

Co to jest KSeF i dlaczego powstał?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, który umożliwia elektroniczne przesyłanie faktur z automatycznym nadawaniem numeru i potwierdzeniem odbioru w formie UPO. Celem jest ujednolicenie formatu dokumentów, zwiększenie wygody i bezpieczeństwa obiegu faktur, a także usprawnienie administracji podatkowej.

Etapowy harmonogram wejścia w obowiązek KSeF

Wdrożenie obowiązkowe przewidziane jest w trzech etapach:

• 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł) 
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe podmioty, w tym przedsiębiorcy VAT czynni i zwolnieni 
• 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie
  
  

Ustawa już uchwalona — to pewne, nie będzie kolejnych przesunięć

Nowelizacja ustawy o VAT, wprowadzająca obowiązkowy KSeF, została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 r., a ustawa została podpisana przez Prezydenta RP 27 sierpnia 2025 r. To oznacza: kolejnych zmian terminów nie będzie.

Przygotowania już trwają – co można zrobić dziś?

• Uzyskaj certyfikat wystawcy faktury — od 1 listopada 2025 r. można go uzyskać, m.in. w Postaci podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej czy Profilu Zaufanego. Będzie on potrzebny do uwierzytelniania i pracy w trybie „offline” (zwłaszcza w razie awarii systemu)
• Przeprowadź testy techniczne — zakończenie działania środowisk testowych wersji 1.0 nastąpi 1 września 2025 r.; już teraz warto zapoznać się z API KSeF 2.0, które zostało opublikowane w czerwcu 2025 r. 
• Zacznij wdrożenia w biurze rachunkowym — skoordynuj proces z dostawcami oprogramowania, zweryfikuj integrację systemów fakturowania, przygotuj procedury wewnętrzne i przeszkol personel.
  
  

Przy wsparciu biura rachunkowego — krok po kroku

Nasze biuro działa sprawnie z KSeF już teraz — oferujemy:

• Pomoc w uzyskaniu certyfikatu i konfiguracji systemu fakturowania
• Testy poprawności i integracji z KSeF
• Szkolenia dla zespołu oraz przygotowanie procedur postępowania w sytuacjach awaryjnych
• Stałe wsparcie i monitorowanie zmian technicznych i legislacyjnych
  
  

---

 

Podsumowanie: co każdy przedsiębiorca musi wiedzieć