Co przedsiębiorca musi wiedzieć o KSeF przed 2027 r. - ulgi, wyjątki i praktyczne wskazówki

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny system fakturowania, który od 1 stycznia 2027 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Już teraz warto przygotować swoją firmę, aby płynnie przejść na elektroniczne faktury.

Dodatkowo, 24 listopada 2025 r. wysłaliśmy do naszych klientów drugą część broszury informacyjnej o KSeF, zawierającą praktyczne wskazówki i przykłady wdrożenia systemu w firmach.

 

Ulga dla mikroprzedsiębiorców - limit 10 000 zł

Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. mikroprzedsiębiorcy nie muszą wystawiać faktur w KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Przekroczenie limitu oznacza, że faktura przekraczająca 10 000 zł musi być wystawiona w KSeF, a od tego momentu przedsiębiorca korzysta z systemu przy każdej fakturze.

Przykład miesięcznych faktur:

Miesiąc	Faktury (brutto)	Suma	Limit przekroczony?
Kwiecień	2000 zł, 3500 zł	5500 zł	Nie
Maj	1200 zł, 5000 zł, 500 zł	6700 zł	Nie
Czerwiec	5700 zł, 2000 zł, 3000 zł	10 700 zł	Tak (faktura 3000 zł przekracza limit)

 

KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od statusu VAT.
Podatnicy zwolnieni z VAT stosują system na tych samych zasadach co pozostali przedsiębiorcy.

 

KSeF a kasa fiskalna

KSeF nie zastępuje kas fiskalnych - służy wyłącznie do faktur elektronicznych.

• Sprzedaż paragonowa nie wymaga korzystania z KSeF.

• Faktury uproszczone do 450 zł można nadal wystawiać przy użyciu kasy fiskalnej.

Przykład:
Cukiernia prowadząca sprzedaż wyłącznie paragonową i wystawiająca jedną fakturę miesięcznie (np. 2500 zł) nie musi korzystać z KSeF, jeśli suma sprzedaży nie przekracza limitu 10 000 zł do końca 2026 r.

 

Faktury dla osób prywatnych

Wystawianie faktur w KSeF dla osób fizycznych jest dobrowolne:

• Klient nieprowadzący działalności nie ma konta w systemie.

• Aby pobrać fakturę, wystarczy numer KSeF faktury - można ją pobrać anonimowo w Aplikacji Podatnika.

• Faktura w KSeF jest pełnoprawnym dokumentem, nawet jeśli odbiorca nie ma konta.

 

Odbieranie faktur kosztowych

Niektóre duże podmioty będą obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r.

• Faktury kosztowe będą odbierane automatycznie przez system.

• Odbiorca musi się zalogować i uwierzytelnić, aby pobrać dokument - nie trzeba wysyłać zgody na odbiór.

 

24 listopada - wysłaliśmy nową broszurę (część 2)

Dla naszych klientów przygotowaliśmy drugą część broszury informacyjnej o KSeF, która zawiera praktyczne przykłady wdrożenia systemu w firmach oraz wskazówki, jak krok po kroku korzystać z KSeF.
Zachęcamy do sprawdzenia swojej skrzynki mailowej - jeśli nie otrzymałeś broszury, skontaktuj się z nami, a prześlemy ją ponownie.

 

Podsumowanie

KSeF to narzędzie, które automatyzuje fakturowanie i ułatwia prowadzenie firmy.

• Mikroprzedsiębiorcy mają ulgę do 10 000 zł brutto miesięcznie do końca 2026 r.

• Podatnicy zwolnieni z VAT korzystają z systemu na tych samych zasadach co inni przedsiębiorcy.

• Sprzedaż paragonowa i faktury uproszczone do 450 zł nie wymagają KSeF.

• Faktury dla osób prywatnych są dobrowolne, ale pełnoprawne.

• Duże podmioty i faktury kosztowe mają wcześniejsze obowiązki od lutego 2026 r.

Już teraz warto zapoznać się z systemem i przygotować firmę, aby od stycznia 2027 r. płynnie korzystać z KSeF.